ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail)

คอมพิวเตอร์ในงาน อุตสาหกรรม 6531101
    สอนโดย อาจารย์ ธภทัร ชัยชูโชค 
    คณะเทคโนโลยีอุตสาหกรรม มหาวิทยาลัยราชภัฎสงขลา 

ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (e-mail)
อ้างอิงจาก : http://www.navy.mi.th/ians/stg_wgm_pro/document/e_mail.htm

อีเมล์ คือวิธีการติดต่อสื่อสารด้วยตัวหนังสือ แทนการส่งจดหมายแบบกระดาษ โดยใช้การส่งข้อมูล

ในรูปของสัญญาณข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ผ่านระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์ จากเครื่องหนึ่งไปยังผู้รับอีกเครื่องหนึ่ง

อีเมล์แอดเดรส ( E- mail Address) คือ ที่อยู่ในอินเทอร์เน็ต หรือที่อยู่ของตู้จดหมายของผู้ใช้อินเทอร์เน็ต ใช้สำหรับบอกตำแหน่งของผู้รับว่าอยู่ที่ไหน เช่น somchai@hotmail.com

ส่วนประกอบของอีเมล์แอดเดรส ประกอบด้วย ส่วนสำคัญ ดังตัวอย่างนี้

ชื่อบัญชีสมาชิกของผู้ใช้เรียกว่า user name อาจใช้ชื่อจริง ชื่อเล่น หรือชื่อองค์กร ก็ได้

ส่วนนี้ คือ เครื่องหมาย @ ( at sign) อ่านว่า แอท

ส่วนที่สาม คือ โดเมนเนม (Domain Name) เป็นที่อยู่ของอินเทอร์เน็ตเซิร์ฟเวอร์ที่เราสมัครเป็นสมาชิกอยู่ เพื่ออ้างถึงเมล์เซิร์ฟเวอร์

ส่วนสุดท้ายเป็นรหัสบอกประเภทขององค์กรและประเทศ ในที่นี้คือ .co.th โดยที่ .co หมายถึง commercial เป็นบริการเกี่ยวกับการค้า ส่วน .th หมายถึง Thailand อยู่ในประเทศไทย

รหัสบอกประเภทขององค์กร คือ

.com = commercial บริการด้านการค้า
.edu = education สถานศึกษา
.org = orgnization องค์กรที่ไม่แสวงหากำไร
.gov = government หน่วยงานรัฐบาล
.net = network หน่วยงานบริการเครือข่าย

ตัวอย่าง e-mail address

stg@mail.ians.navy.mi.th somchai@access.inet.co.th somchai@ku.ac.th


การลงทะเบียนขอ e-mail address

ผู้ใช้บริการสามารถลงทะเบียนขอ e-mail address ได้จาก เว็บต์ที่ให้บริการทั้งแบบที่เสียค่าใช้จ่ายและฟรี เว็บไซต์ที่ให้บริการอีเมล์ฟรี ได้แก่www.yahoo.com , www.thaimail.com , www.hotmail.com

การรับส่ง e-mail มีองค์ประกอบดังนี้

-เว็บไชต์ที่ให้บริการรับส่ง e-mail เปรียบเหมือนที่ทำการไปรษณีย์
- e-mail address ของผู้ส่ง
- e-mail address ของผู้รับ


โปรแกรมอีเมล์

โปรแกรมอีเมล์ คือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับรับและส่งอีเมล์ โปรแกรมอีเมล์ทีได้รับความนิยมมาก ได้แก่

1.Outlook Express เป็นโปรแกรมที่อยู่ในอินเทอร์เน็ตเอ็กซ์พลอเรอร์ 5 ของบริษัทไมโครซอฟท์

2. Netscape Mail เป็นโปรแกรมอีเมล์ในชุดเน็ตสเคปคอมมิวนิเคเตอร์ 5.0

3 . Eudora Pro เป็นโปรแกรมอีเมล์โดยเฉพาะซึ่งมีคุณสมบัติที่แตกต่างจากโปรแกรมอีเมล์ประเภทอื่น เช่น ถ้าเราโหลดข้อมูลเมล์เสร็จ โปรแกรมจะยุติการติดต่อโดยอัตโนมัติตรวจเช็กกล่องไปรษณีย์ตามเวลาที่กำหนด เหมาะกับการใช้งาบนเครือข่าย

การรับ – ส่งอีเมล์ ด้วยโปรแกรม Outlook Express

โปรแกรม Outlook Express เป็นโปรแกรมรับส่งอีเมล์ที่ติดตั้งพร้อมกับวินโดวส์ 98 ซึ่งสามารถเรียกโปรแกรม Outlook Express ได้โดยคลิกที่ปุ่ม Start ---- > Programs --- > Outlook Express หรือ คลิกไอคอนบน desktop จะได้หน้าต่างของ Outlook Express ดังนี้



ส่วนประกอบสำคัญของ Outlook Express มีดังนี้

1. แถบปุ่มคำสั่ง สามารถคลิกที่ปุ่มเพื่อทำงานอีเมล์ เช่น ตอบอีเมล์ พิมพ์ทางเครื่องพิมพ์ ส่งอีเมล์

2. โฟลเดอร์ของอีเมล์ เป็นการจัดแสดงอีเมล์ที่ส่งมา โดยจัดแสดงในรูปของแผนภูมิต้นไม้

3. รายชื่อบุคคลที่บันทึกไว้

4. หัวข้ออีเมล์ เป็นหัวข้อสำคัญ (Subject) ของอีเมล์ที่อยู่ในโฟลเดอร์ เช่น ถ้าเราคลิกที่ Inbox ก็จะปรากฏรายชื่อจดหมายขึ้นมา

5. เนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือก เป็นบริเวณที่แสดงรายละเอียดเนื้อหาของอีเมล์ที่เราเลือกจะอ่าน

การติดตั้งตู้จดหมาย ( mail box)

จดหมายที่ถูกส่งมาจะจัดเก็บที่ เครื่อง Server ของผู้ให้บริการ ผู้ใช้สามารถใช้คอมพิวเตอร์เครื่องใดก็ได้ ในการเปิดอ่าน หรือรับส่งจดหมาย โดยใช้โปรแกรมของผู้ให้บริการเอง หรือใช้โปรแกรม outlook express ถ้าใช้ outlook express จะต้องติดตั้งโฟลเดอร์ หรือ Mail box

โฟลเดอร์เป็นส่วนที่แสดงจดหมายที่ส่งเข้ามา(inbox ) ส่งออก(out book) เก็บสำเนาไว้ใช้ในการอ้างอิง (Sent Items) เปรียบเหมือนตู้จดหมายที่แขวนอยู่ที่หน้าเรา โปรแกรม outlook express ในแต่ละเครื่องสามารถติดตั้ง ตู้จดหมายหรือโฟลเดอร์ได้มากกว่าหนึ่ง แอดเดรส และ แอดเดรส หนึ่งสามารถไปใช้งานที่เครื่องไหน ก็ได้ แต่จะต้องติดตั้งตู้จดหมายทุกครั้งที่เปลี่ยนเครื่องใช้งาน สมมุติว่า ต้องการสร้างตู้จดหมายของผู้ดูแลระบบ โดย แอดเดรสของ คือ admin@mail.ians.navy.mi.th มีขั้นตอน การสร้างดังนี้

1. ที่เมนู Tools เลือกเมนู Accounts

2. ที่แท็บ Mail คลิกปุ่ม Add -- > mail



จะปรากฏหน้าจอสำหรับกำหนดค่าต่าง ๆ ดังต่อไปนี้



display name คือชื่อแสดงให้ผู้รับทราบว่าเป็น ใส่ e-mail address ในที่นี้คือ

จดหมายจากใคร admin@mail.ians.navy.mi.th



4. กำหนดค่าของ Mail Server ที่ให้บริการเมล์

สำหรับเมล์ของ สรส. ให้ตั้งค่าดังนี้

My incom mail Server ให้เลือก IMAP

Im coming mail server คือ Server ที่รับ จดหมายเข้า ให้เติม mail.ians.navy.mi.th

Outgoing mail Server คือ Server ที่ให้บริการส่งจดหมายออก ให้เติม

mail.ians.navy.mi.th

5. กำหนดค่าของ Account name และpassword ของ e-mail address



Account name คือ ข้อความที่อยู่หน้าเครื่องหมาย @ ในที่นี้คือ admin

ในช่อง Remember name ถ้ามีเครื่องหมายถูกอยู่ข้างหน้า หมายถึงให้โปรแกรมจำ password ของ e-mail address นี้ เมื่อเปิดใช้ตู้จดหมายนี้ทุกครั้งจะไม่มีการถาม password

แต่มีข้อเสียคือถ้ามีคนอื่นมาใช้โปรแกรมที่เครื่องนี้ด้วย จะสามารถเปิดอ่าน หรือลบจดหมายของเราไก้



6. หลังจากคลิกปุ่ม next จะกลับไปที่หน้าจอ ดังรูป

จากรูปให้คลิกปุ่ม Close

7. โปรแกรมจะถามว่าต้องการโหลดโฟลเดอร์จาก mial server หรือไม่ ให้ตอบ Yes



โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server มาแสดงที่เครื่องของเรา



ถ้าสามารถติดต่อ Server ได้และโหลด ข้อมูลสำเร็จจะปรากฏ หน้าจอนี้คลิกปุ่ม Ok เพื่อจบขั้นตอนสร้างตู้จดหมายใหม่





การเปลี่ยนคุณสมบัติของตู้จดหมาย ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Properties



ชื่อของ Folder หรือตู้จดหมาย สามารถเปลี่นเพื่อให้สื่อความหมายว่า คือตู้ของใคร




จากรูปนี้ มีตู้จดหมายอยู่ 3 ตู้ คือ admin , stg_wgm และ suparat แสดงว่ามีผู้ใช้โปรแกรมในคอมพิวเตอร์เครื่องนี้ในการรับส่งจดหมาย 3 คน หรือ 3 address ก่อนใช้งานต้องมั่นใจว่าได้เลือกตู้จดหมายของเราเอง โดยการคลิกเลือกที่โฟลเดอร์ของตนเองเท่านั้น

การลบตู้จดหมาย ให้คลิกขวาที่ชื่อ โฟลเดอร์และเลือกเมนู Remove Account

การสร้างอีเมล์ (การเขียนอีเมล์)

การเขียนอีเมล์ทำได้หลายวิธี โดยเราอาจจะพิมพ์ข้อความต่าง ๆ ด้วยโปรแกรม Wordpad บนวินโดวส์ 98 ,ใช้โปรแกรมไมโครซอฟต์เวิร์ด หรือแม้แต่ในโปรแกรม Outlook Express ก็สามารถจะเขียนข้อความเป็นจดหมายได้

วิธีการเขียนอีเมล์ มีขั้นตอนปฏิบัติ ดังนี้
1. หลังจากเปิดโปรแกรม Outlook Express แล้ว ให้คลิกที่ปุ่ม New Mail หรือ (ขึ้นอยู่กับ version ของโปแกรม) ที่อยู่บนแถบเครื่องมือ หรือเลือกคำสั่ง File New Message ก็ได้หน้าต่าง ดังนี้



2. พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของผู้ที่เราจะส่งไปถึงในช่อง To:

3. ถ้าเราจะส่งอีเมล์ไปหาคนหลาย ๆ คนในเวลาเดียวกัน ให้พิมพ์อีเมล์แอดเดรสของคนเหล่านั้นในช่อง Cc: (Carbon Copy) คั่นด้วยเครื่องหมายเซมิโคลอน (;) จนครบตามจำนวนที่ต้องการ

4. พิมพ์ข้อความที่เป็นหัวเรื่องในช่อง Subject

5.คลิกตรงที่ว่างถัดจาก Subject ลงมา แล้วพิมพ์ข้อความที่เราต้องการจะส่ง เราสามารถปรับขนาดและแบบตัวอักษรได้ตามต้องการ

ในช่อง To และ cc เราสามารถใส่ชื่อผู้รับโดยที่ไม่จำเป็นต้องพิพม์ชื่อลงไปโดยตรง เราสามารถเลือกชื่อผู้รับ จาก address book ได้โดยการคลิกที่ จะปรากฏหน้าจอสำหรับเลือกชื่อผู้รับดังนี้



เลือกชื่อผู้รับจากช่องด้านซ้ายมือและคลิกปุ่ม To จนครบตามที่ต้องการและคลิก ปุ่มOK

6. เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว เราสามารถส่งอีเมล์ได้ทันที โดยคลิกที่ปุ่ม Send (ในกรณีที่เรายังไม่ได้ต่ออินเทอร์เน็ตหรือติดต่อ Server ไม่ได้ อีเมล์จะถูกเก็บไว้ในกล่อง Outbox ซึ่งเป็นที่พักอีเมล์ของเรา เมื่อเราเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตแล้วก็สามารถส่งอีเมล์ได้

การแนบไฟล์ไปกับอีเมล์

ในการส่งอีเมล์นั้นไม่ใช่ว่าเราจะส่งได้เฉพาะข้อความที่เขียนในอีเมล์เท่านั้น แต่เราอาจจะต้องการส่งข้อความอื่น ๆ ที่มีขนาดยาว ๆ มีภาพประกอบ ซึ่งทำจากโปรแกรมวาดภาพ เราก็สามารถส่งไปพร้อม ๆ กับอีเมล์ได้

วิธีการแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ มีวิธีปฏิบัติดังนี้

1.หลังจากที่เราเขียนอีเมล์จบแล้ว พร้อมที่จะส่ง ให้คลิกเมาส์ที่ปุ่ม บนปุ่มคำสั่ง จะได้หน้าต่างดังนี้



2. คลิกเลือกไฟล์ที่เราต้องการ อาจะส่ง 1 ไฟล์, 2 ไฟล์ หรือมากกว่านั้นก็ได้ โดยคลิกที่ชื่อไฟล์ แล้วคลิกที่ปุ่ม Attach ทีละไฟล์จนครบตามต้องการ

3. เปิดไปดูที่หน้าต่างอีกเมล์ของเราก็จะพบว่าในช่องถัดจาก Subject ลงมาจะมีช่อง Attach ขึ้นมา มีชื่อไฟล์ที่เราจะแนบส่งไปปรากฏขึ้น



4. คลิกที่ปุ่ม Send จะเป็นการส่งอีเมล์พร้อมกับไฟล์ที่แนบไปทันที

การตรวจสอบอีเมล์เข้าและการอ่านอีเมล์

บางครั้งถ้าเราต้องการตรวจเช็กดูว่ามีคนอื่นส่งอีเมล์มาถึงเราหรือไม่ สามารถทำได้ง่าย ๆ ดังนี้

1.เข้าสู่โปรแกรม Outlook Express




2.คลิกที่ปุ่ม (Send/Recv) บนแถบเครื่องมือ โปรแกรมจะโหลดข้อมูลจาก Server และปรากฏหน้าจอแสดงการทำงาน เราสามารถซ่อนหน้าจอโดยการคลิก ปุ่ม Hide

เราสามารถตั้งเวลาการโหลดข้อมูลจาก Server ได้โดยการเลือกเมนู Tools และ option



คลิกเลือกแท็บ General

ที่ Send /receive message สามารถเลือก

- กำหนดเสียงเมือมีจดหมายเข้า

- ส่งและรับจดหมายเมื่อเริ่มทำงาน

- check จดหมายใหม่ ทุก ๆ …. วินาที ตามที่กำหนด

การอ่านอีเมล์ อีเมล์ใหม่ที่ถูกส่งเข้ามาจะเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Inbox วิธีการอ่านอีเมล์ให้ปฏิบัติ ดังนี้

1. คลิกเมาส์ที่โฟลเดอร์ Inbox

2. คลิกอีเมล์ฉบับที่ต้องการอ่าน




จดหมายที่ต้องการอ่าน

เนื้อความในจดหมาย

หรือดับเบิลคลิก จะเป็นการเปิดอีเมล์ทั้งฉบับ

จดหมายที่มีไฟล์แนบมาด้วยสามารถเปิดอ่าน

ได้โดยการดับเบิลคลิกไฟล์ที่แนบ

ถ้าต้องการ Save อีเมล์ไว้อ่านในโอกาสต่อไป

ให้เลือกคำสั่ง File --- > Save

4. ถ้าต้องการพิมพ์อีเมล์ให้เลือก Print

การลบอีเมล์ ให้คลิกที่ปุ่ม Delete และ คลิก Yes เพื่อยืนยันการลบ

จดหมายที่ถูกลบจะมีเครื่องหมายกากบาทสีแดงรูปซองจดหมายและขีดกลาง แต่จดหมายยังไม่ถูกลบออกจาก Server จริง ถ้าต้องการลบจดหมายไม่ให้ปรากฏอีกให้คลิกปุ่ม บนแถบคำสั่ง จดหมายที่ลบจะหายไปจากตู้จดหมาย เราควรลบหมายที่ไม่ต้องการออกจากตู้เพื่อให้ที่เก็บข้อมูลบน Server มีที่ว่างมากขึ้นทำใหรับส่ง และโหลดจดหมายได้เร็วขึ้น




การเก็บบันทึกไฟล์แนบ

การลบจดหมายจะทำให้ไฟล์แนบหายไปด้วย เราสามารถเก็บบันทึกไฟล์ที่แนบกับจดหมายไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ของเราเองได้ ผู้ใช้ควรสร้างโฟลเดอร์โดยเฉพาะเพื่อจัดเก็บข้อมูลให้เป็นสัดส่วนในเครื่อง ของตนเอง เมื่อใดก็ตามที่มีการบันทึกข้อมูลจากจดหมายให้เก็บในที่เดียวกันเพื่อให้ง่ายในการค้นหาภายหลัง

เมื่อเปิดอ่านจดหมายถ้ามีเครื่องหมายรูปที่หนีบกระดาษแสดงว่ามีไฟล์แนบมาด้วย

การเก็บบันทึกไฟล์แนบให้คลิกขวาที่รูปที่หนีบกระดาษ และเลือกเมนู

Save Attachments



เลือกไฟล์ที่ต้องการบันทึก

หรือเลือกทั้งหมด

เลือกสถานที่ เก็บบันทึก


การบันทึกรายชื่อด้วย Address Book

การใช้ Address Book เพื่อบันทึกรายชื่อบุคคลที่เราติดต่อถึงบ่อย ๆ เราก็นำชื่อคนเหล่านั้นมาจัดทำเป็นหมวดหมู่ เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ทุกครั้งที่จะส่งอีเมล์ โดยเฉพาะเมื่อต้องการติดต่อกับคนจำนวนมาก การใช้ Address Book จะช่วยประหยัดเวลาไปได้มาก

การทำ Address Book มี 2 วิธีใหญ่ ๆ คือ

การนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน

การสร้างใหม่

สำหรับ รายชื่อของหน่วยงานและบุคคลใน สรส. ได้ทำ Address Book เริ่มต้นไว้ให้แล้ว ผู้ใช้สามารถดาวน์โหลดได้จากหน้าเว็บเพจของ สรส. เมื่อต้องการเพิ่มรายชื่อ ก็สามารถเพิ่มจากที่มีอยู่แล้วได้ด้วยตนเอง

ขั้นตอนการนำ Address Book ที่มีอยู่แล้วมาใช้งาน มีดังนี้

1. เก็บบันทึกไฟล์ Address Book ไว้ในเครื่องของตัวเอง ในที่นี้สมมุติว่า ได้ดาวน์โหลดจากหน้าเว็บ สรส.มาเก็บที่ desktop ชื่อไฟล์ add_ians.WAB



2. ที่แถบคำสั่งเลือกเมนู File -- > Import -- > Address book




3. เลือกไฟล์ Address Book และคลิกปุ่ม Open โปรแกรมจะโหลด e-mail address เข้ามาเก็บไว้ด



ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง

e-mail address ของหน่วยต่าง ๆ ดังนี้

สัญลักษณ์ หมายถึงกลุ่มบุคคล

การเพิ่มรายชื่อ e-mail address ใน Address Book

คลิกที่ปุ่ม New บนหน้าต่าง Address Book แล้วเลือก New Contact

พิมพ์ข้อมูลชื่อ นามสกุล ที่อยู่ และอีเมล์แอดเดรส ตามที่กำหนด



จากรป first name = A006 ใส่ไว้ ให้ Display name เริ่มต้นด้วยหมายเลข เมื่อเรียงลำดับแล้วให้ไปต่อท้าย A005 นายทหารงบประมาณ (ไม่ได้มีความหมายใด ๆ)

4. ถ้าต้องการจะเพิ่มชื่อใหม่ ๆ เข้าไปให้คลิกที่ปุ่ม Add แล้วคลิก OK จะปรากฏ Address Book ขึ้นมา เราก็พิมพ์เพิ่มได้ตามต้องการ

5. หลังจากพิมพ์ครบตามต้องการแล้วก็ปิด Address Book โดยคลิกที่ปุ่ม Close

การสร้างรายชื่อกลุ่มบุคคล ( Group)

เมื่อเราต้องติดต่อกับคนกลุ่มเดิมอยู่บ่อย ๆ เราสามารถ นำชื่อบุคคลมาจัดเป็นกลุ่ม เพื่อสะดวกในการใช้งาน ประหยัดเวลา เพราะไม่ต้องมาพิมพ์ชื่อทุกคน ตัวอย่างเช่น นขต.สรส. ประกอบด้วย ธุรการ ของ นขต.สรส. ทั้งหมด 9 หน่วย เมื่อต้องการส่งจดหมายให้ นขต. สรส. จะต้องใส่ชื่อทั้ง 9 หน่วย บางครั้งอาจจะพลาดใส่ไม่ครบหน่วย เราสารมารถ นำ แอดเดรสของ ธก.นขต.สรส. ทั้งหมด มาจัดกลุ่ม และตั้งชื่อกลุ่มให้สื่อความหมายว่า นขต. สรส. โดยมีขั้นตอนดังนี้

ที่หน้าต่าง Outlook Express เมื่อคลิกที่ปุ่ม (Addresses) จะได้หน้าต่างแสดง Addresses book

2. บนหน้าต่าง Address Book คลิกที่ปุ่ม New แล้วเลือก New Group จะปรากฏหน้าจอดังรูป

3. ใส่ชื่อกลุ่มที่ Group Name เพิ่มรายชื่อเข้ากลุ่มโดยการคลิกที่ Select Member จะปรากฏหน้าจอให้เลือกชื่อจาก address book เลือกรายชื่อที่ต้องการให้อยู่ในกลุ่ม และคลิก ที่ Select จนครบตามที่ต้องการ จึงคลิก OK






4. กลับมาที่หน้าจอเดิม จากหน้าจอนี้สามารถ เพิ่ม หรือลบ สมาชิกได้ เมื่อได้สมาชิกตามที่ต้องการแล้วให้คลิก OK กลับไปที่หน้าจอ address book เห็นกลุ่มใหม่เกิดขึ้นมา

..................